Vacature NVA bureau: directie assistent

Belangrijk doel is het vergroten van de (h)erkenning van de anesthesioloog en invloedrijker opereren in het politiek en maatschappelijk debat. Het bureau van de NVA bestaat uit een klein, stabiel team van 10 collega's dat wij graag uitbreiden met een:

Directie assistent
die van aanpakken weet

Als directie assistent ben jij voor directeur en bestuur de stabiele factor die ontzorgt en ondersteunt. Je beheert de agenda, plant en organiseert, terwijl collega’s bij het secretariaat terecht kunnen voor een praatje en vragen.

Wie ben jij?

Jij denkt graag een paar stappen vooruit en pakt werk op nog voordat iemand je daar om vraagt. Je houdt van een dynamische werkomgeving. Snel en vaak schakelen tussen verschillende mensen en taken is voor jou geen enkel probleem. Bij drukte houd je het hoofd koel, blijf je nauwkeurig en weet je prioriteiten te stellen. Je zet graag je organisatietalent in voor het organiseren van overleggen en bijeenkomsten. Iedereen die een beroep doet op het secretariaat, treed je klantgericht en behulpzaam tegemoet. Schrijven gaat je gemakkelijk af; jij kunt een boodschap helder overbrengen. Het reilen en zeilen van de organisatie zie jij als een gezamenlijke verantwoordelijkheid en je zoekt dan ook graag de samenwerking met je collega’s. Het bijwonen van avondvergaderingen en de verslaglegging daarvan zijn onderdeel van het werk. Vertrouwelijke informatie is bij jou in goede handen.

Wat ga je doen?

• In deze rol bewaak je de interne processen met bevlogenheid en brengt waar nodig verbeteringen aan. Je ontzorgt!
• Je beheert de agenda van de directeur en het bestuur. Je bent goed op de hoogte van prioriteit en houdt rekening met voorbereiding en uitwerking. Je zorgt ervoor dat alles wat van anderen nodig is, op tijd binnen is.
• Je bent vaak het eerste contact voor collega’s en gasten. Met jouw vriendelijke en open persoonlijkheid geef jij iedereen een warm welkom en vertrouwd gevoel.
• Je coördineert de werkzaamheden van het secretariaat, bestaande uit 3 collega's.
• Secretariële zaken zijn bij jou in goede handen, zoals e-mailafhandeling, postbehandeling, archivering, agendabeheer, redigeren van stukken, ledenadministratie.
• Het voorbereiden, bijwonen en notuleren van vergaderingen voor commissies, bestuur en ledenraad. Je controleert de stukken op fouten en zorgt dat alles in de juiste huisstijl staat. Voordeel is dat je inhoudelijk goed op de hoogte bent van alle zaken wat de ondersteuning en het schakelen met collega’s ten goede komt.

Wat neem je mee?

• MBO4/HBO werk- en denkniveau en enkele jaren ervaring in een soortgelijke rol, bijvoorbeeld in de gezondheidszorg en anders in de non-profit sector.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Goede kennis van MS Office 365
• Notuleerervaring

Ben jij de aanpakker die wij zoeken? Dan komen we graag met je in contact. Stuur ons een e-mail met je motivatie en cv naar nva@anesthesiologie.nl t.a.v. Marloes van Grotel.

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met:

• Liesbet Stobbe via l.stobbe@anesthesiologie.nl of 030-8990631
• of Sandra Gijtenbeek via s.gijtenbeek@anesthesiologie.nl of 030-8990635